Veckovis återblick - Gå från kaos till klarhet snabbt och enkelt

Någonting som radikalt kan förbättra din produktivitet och som inte många gör är en veckovis återblick och planering. Det här är egentligen ingen stor nyhet utan många vet att det kan vara bra att sätta sig ner gå igenom veckan och planera den kommande veckan. Problemet många stöter på är att de tror det kommer ta timmar av tid för att gå igenom alla sina mål, planer, anteckningar, etc. Men det här inte det som krävs för att ha en bra veckovis återblick. Det som krävs är endast 30 minuter för att ta dig från kaos till klarhet och vi ska visa hur du kan göra detta.

Vad är en veckovis återblick?

En veckovis återblick är en rutin som du gör en gång i veckan där du går igenom veckan som varit och sedan planerar den kommande veckan.

En veckovis återblick har tre primära mål:

1. Rensa upp din digitala arbetsyta
2. Uppdatera dina uppgifter: uppdatera din “att göra”-lista med ny information som har kommit in under veckan.
3. Bestäm prioriteringar för den kommande veckan: bestäm en del av dina saker på din “att göra”-lista som du ska satsa lite extra på den kommande veckan.

Hur gör man en veckovis återblick?

Det finns flera olika sätt att göra en veckovis återblick på men idag kommer vi gå igenom en metod som bygger på en extremt enkel 5-punkts checklista.

1. Email
2. Kalender
3. Nedladdningar/Filer
4. Anteckningar
5. Uppgifter

Allt detta kommer göra så att allting du har fått in och samlat på dig under veckan antingen sorteras så att du kommer åt det senare eller så görs det om till nya uppgifter på din “att göra”-lista.

Steg 1: Email

Vi börjar med email. Här ska du gå igenom alla email i din inkorg och börja rensa. Ifall det är någonting du inte behöver göra något med så kan du arkivera det. Innebär det någon slags uppgift du måste göra? Lägg in det i din “att göra”-lista. Eller är det ett möte som behövs skapas? Kalender. Anteckningar? Spara det i dina anteckningar. En fil eller något du behöver spara? Spara ner i ditt filsystem enligt P.A.R.A. metoden

När du har gått igenom alla dina mail och sparat ner det du behöver så är du klar med maildelen.

Steg 2: Kalendern

Nu är det dags att se över din kalender. Börja med att kolla historiskt och ifall det är något du måste spara ner som nya uppgifter, anteckningar eller filer. När du är klar med att kolla din tidigare vecka så är det dags att titta på framtiden. Här behöver du inte låsa dig till en veckan utan du kan titta en månad framåt i tiden. Ifall det är något du ser i din kalender som du måste göra någonting inför kan du skapa en ny uppgift i din “att göra”-lista.

När du känner att du skrivit ner nya uppgifter för de kommande 4 veckorna och att allting stämmer är det dags att ta oss vidare till nästa steg, filerna.

Steg 3: Nedladdningar/Filer

Dags att rensa i lite filer. Gå igenom alla filer du har laddat ner och de som ligger på skrivbordet och sortera dessa efter P.A.R.A. metoden

När allt är tomt och klart så är det dags för dina anteckningar.

Steg 4: Anteckningar

Nu är det dags att gå igenom dina anteckningar från föregående veckan. Gå igenom alla anteckningar var för sig och ifall det behövs för en anteckning skriv om så att den är tydligare. En tumregel är att du om ett år ska fortfarande förstå vad den handlar om. Ifall det är någon uppgift som ska göras relaterat till någon anteckning så skriver du ner den i din att göra lista. När du har läst och skrivit om din anteckning samt skrivit ner relevant uppgift så ska den sorteras in bland dina andra anteckningar enligt P.A.R.A. metoden

Steg 5: Uppgifter / Att göra lista

Dags att gå igenom alla dina uppgifter. För varje uppgift så ska du se till att den uppfyller tre punkter när du är klar med att kolla på den.

1. Du ska vara säker på vad den innebär.
2. Du ska ha gett den en prioritet. Antingen prio 1 eller 2. Ifall det är prio 1 så innebär det att den ska göras den kommande veckan.
3. Den ska även bli sorterad/kategoriserad baserat på vilket projekt eller område den berör.

När du har gjort detta för alla uppgifter så har du en tydlig bild om vad som ska göras den kommande veckan och du har även en rensad arbetsyta som gör det lättare för kommande arbete. Du har även sparat ner det du gjort på ett sätt som gör det enkelt för dig i framtiden att hitta tillbaka till filer, anteckningar, och annat.